eSocial: Saiba como funciona o fechamento de final de ano

Para implantação do E-Social é importante o empregador estar atento aos pontos mais críticos, onde a legislação nem sempre é aplicada corretamente. O E-Social trará novas regras, porém a legislação deve ser cumprida no que já existe.

  1. Admissão, desligamentos e pagamento de férias RETROATIVOS;
  2. Estagiários: cumprimento da Lei 11.788/08;
  3. Medicina e Segurança do Trabalho – Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho;
  4. Cotas dos trabalhadores Aprendizes e de Pessoas com Deficiência;
  5. Tributação RGPS/IRRF/FGTS;
  6. Fechamento de eventos da folha de “01 à 31” (horas extras, faltas, comissões, atestados….).

 

  •  CRONOGRAMA DE ENVIO DAS INFORMAÇÕES NO E-SOCIAL PARA O 2° GRUPO DE EMPRESAS:

Em 01/07/2018: Cadastro do empregador e tabelas. Envio das informações do empregador, estabelecimentos e tabelas de cadastro (eventos da folha (Rubricas)), lotações tributárias, cargos, horários e turnos de trabalho.

Em 10/10/2018: Dados dos empregados e seus vínculos. Envio das informações de admissão, alteração de dados cadastrais do empregado, alterações de dados do contrato de trabalho, CAT, afastamentos temporários (férias, cárcere, atestados…), aviso prévio, reintegração, desligamentos, cadastro de benefícios previdenciários, exclusão de eventos, informações das contribuições sociais do trabalhador, imposto de renda retido na fonte, informações do IRRF consolidadas por contribuinte.

Em 01/11/2018: Folha de pagamento. Envio de todas as informações do fechamento da folha de pagamento.

Em 01/01/2019: Dados da Segurança e Saúde do Trabalhador. Esta última fase do E-Social vai ser implantada para todas as empresas da iniciativa privada (Empresas de grande porte e demais empresas/empregadores).

O E-Social vem para REEDUCAR AS EMPRESAS quanto às práticas trabalhistas, envolvendo informações cruzadas e relacionadas a respeito de detalhes pessoais de trabalho dos Empregados.

Vários procedimentos precisam ser mudados ou ajustados dentro da Empresa, pois haverá um detalhamento muito grande de informações para envio no E-Social.

Haverá grande necessidade de trabalharem conjunto EMPRESA x ESCRITÓRIO.

As informações devem ser enviadas pela Empresa ao Escritório nos prazos estabelecidos no E-Social e devem ser corretas e claras, tendo muito cuidado/cautela com informações enviadas erradas e que depois necessitem de retificação.

Fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar AUTUAÇÕES e MULTAS à empresa!

Para apresentar estes PROCEDIMENTOS elaboramos este check-list com os principais pontos críticos de alterações/ajustes para adequação do E-Social dentro da sua Empresa.

 

  •  EXAMES MÉDICOS

Todos os empregados deverão fazer os exames médicos admissional, periódico, troca de função, retorno ao trabalho e demissional, estes deverão ser informados no E-Social.

a)  Admissional: antes da admissão. Caso este exame dê INAPTO, não haverá contratação do Empregado;

b)  Periódicos: nos prazos previstos no laudo PCMSO da Empresa;

c)  Retorno ao Trabalho: no primeiro dia de retorno ao trabalho por afastamento de atestado médico por tempo superior a 30 dias nos casos de auxílio doença, acidente de trabalho e licença-maternidade;

d)  Troca de função: na alteração de atividade, posto de trabalho ou setor que implique em exposição do empregado a risco diferente daquele a que estava exposto antes da mudança;

e)  Demissional: logo após ser dado o aviso prévio ao Empregado ou ao Empregador. Caso este exame dê INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado;

f)  Exames Complementares: conforme previsto nos laudos PCMSO da Empresa dentro dos prazos previstos.

 

  •  QUALIFICAÇÃO CADASTRAL

Antes de contratar o Empregado a Empresa deverá fazer a consulta da “qualificação cadastral do empregado” – que é o acerto dos dados do empregado (pessoa física) nos cadastros da Receita Federal (CPF) e Previdência Social (NIS, PIS, PASEP ou NIT). A consulta é feita no site do E-Social www.esocial.gov.br, as informações do Empregado solicitadas para a consulta da qualificação cadastral são: Nome completo, PIS, CPF e data de nascimento.

Caso na consulta dê alguma divergência nos dados cadastrais do Empregado a consulta deverá ser impressa e entregue ao mesmo para ele poder corrigir os dados necessários nos órgãos competentes (Receita Federal, Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal, Correios, INSS) antes da contratação. Se não houver correção dos dados pelo Empregado sua admissão ficará suspensa até que ele regularize a divergência, neste caso não será feita a admissão do Empregado.

 

  •  ADMISSÃO

A admissão de Empregados será informada no E-Social no dia da Admissão, não sendo mais possível admissão com datas RETROATIVAS.

A qualificação cadastral, as informações e documentação completas do Empregado referente ao contrato de trabalho devem ser enviadas 1 (um) dia antes da sua admissão ou no dia da admissão em tempo hábil ao Escritório.

No caso das informações/documentações ainda não estarem completas será enviado uma “Admissão Preliminar” na data da admissão do empregado a qual deverá ser informado os seguintes dados: nome completo do empregado, CPF do empregado, data de nascimento, data da admissão e a qualificação cadastral do empregado tem que estar sem divergências para inclusão dele no sistema do E-Social. Assim que o empregador tiver todos os documentos completos será enviado a admissão efetiva do empregado no E-Social, as informações já preenchidas na “admissão preliminar” não podem ser alteradas, caso necessite de alteração o evento será excluído e gerado um novo evento de admissão com data atual, sendo considerada esta data como admissão do Empregado.

Prazo: Admissão efetiva no dia da admissão.

Admissão Preliminar no dia da admissão, complementar os dados faltantes para se tornar admissão efetiva e o prazo de envio é até o dia 07 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência, ou antes da transmissão de qualquer outro evento relativo a esse empregado.

 

  •  ADMISSÃO DE ESTRANGEIROS

Além de toda documentação de empregado para a admissão, para os contratos de estrangeiros serão necessárias as seguintes informações adicionais: Data da chegada, condição de estrangeiro, registro de estrangeiro, órgão emissor do registro de estrangeiro, data expedição do registro estrangeiro, validade do visto, data validade CTPS.

 

  •  CONTRATAÇÃO DE ESTAGIÁRIOS

As informações necessárias são: nome completo do estagiário, CPF, data de nascimento, data de início do estágio e a qualificação cadastral do estagiário tem que estar sem divergências para inclusão dele no sistema do E-Social, os dados do contrato de estágio, quem é a instituição de ensino e o agente de integração, dados do supervisor do estagiário dentro da Empresa e remuneração (caso houver). Será necessário fazer os exames médicos conforme estabelecido no PCMSO para a função.

Prazo: até o dia 07 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência.

 

  •  CONTRATAÇÃO DE MEI (MICROEMPREENDEDOR INDIVIDUAL) E AUTÔNOMO

Autônomos – todos os tipos de prestação de serviço; MEI – somente para os serviços prestados de: Hidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria, Manutenção ou Reparo de Veículos.

As informações necessárias são: nome completo, CPF, PIS/NIT, data de nascimento e a qualificação cadastral tem que estar sem divergências para inclusão dele no sistema do E-Social, sem essas informações não tem como enviar o MEI ou Autônomo no E-Social.

Prazo: até o dia 07 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência.

 

  •  CADASTRO DE DEPENDENTES

Precisamos informar quem será dependente do Empregado (considerando dependência para IR, plano de saúde, salário-família e pensão judicial) para o E-Social, neste caso a informação terá que vir para o Escritório por parte do Empregado. Para todos os dependentes será obrigatório a informação do número do CPF, independente da idade.

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