conheça os 6 principais de um escritório contábil

Todos os segmentos e áreas do mercado estão tendo que mourejar com a crescente da concorrência. E, na extensão contábil, esse cenário não é dissemelhante. Os gestores dos escritórios contábeis precisam, cada vez mais, estar atentos ao próprio desempenho e à atuação para manter-se atualizados. 

Dessa forma, utilizar KPI na contabilidade pode ajudar o líder do escritório a entender quais são os pontos fortes e fracos, além das fraquezas e oportunidades, nas estratégias atuais do negócio. Tal estudo permite identificar onde é necessário realizar melhorias nos processos. 

Vale lembrar que não há estratégias de gestão perfeitas. Esses são processos onde sempre existem meios de melhorar a forma porquê o próprio projeto é transportado. E, no caso, esses processos podem ser melhorados a partir da estudo de dados referentes a métricas de desempenho. 

Continue a leitura para conferir quais indicadores você deve saber a termo de inferir o sucesso no seu escritório contábil!

 

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Entenda, primeiro, o que são KPI na Contabilidade

Antes de falarmos especificamente sobre o KPI na contabilidade, é importante entendermos o que significa a {sigla}. KPI vem do termo em inglês Key Performance Indicators, que, na tradução para português, podemos entender porquê Indicadores-Chave de Desempenho.

Dessa forma, os KPIs são critérios, normalmente, possíveis de serem contabilizados de forma objetiva, que o gestor de cada negócio utiliza para monitorar e examinar a situação da sua empresa.

Cada segmento do mercado tem os indicadores mais importantes para sua extensão de atuação ou aqueles que não fazem sentido de serem usados. Em um escritório de contabilidade, por exemplo, não faz sentido a estudo de giro de estoque, mas examinar a capacidade e a competitividade, sim. 

Entender, portanto, o que são  KPIs é um pouco simples. A complicação no tema inicia a partir do seu uso nas empresas, pois não há negócio que possua recursos infinitos para alocar na governo. Sendo assim, o ideal, até para não permanecer “pirado nos números”, é seleccionar um número limite de KPIs para monitorar.

Com isso, o gestor consegue estabelecer quais são os objetivos mais importantes na período atual do escritório contábil. Aliás, é importante lembrar que, tanto os objetivos quanto os KPIs podem ser alterados com o tempo, conforme as necessidades mudam. Há a possibilidade de o contador também usar KPIs específicas para campanhas ou situações diversas.

De qualquer forma, no dia a dia do escritório contábil, o objetivo é reduzir ao supremo a quantidade de KPIs que são monitoradas. Assim, é provável alocar recursos e esforços para inferir as metas mais importantes da empresa.

 

Por que os KPIs são importantes para o negócio?

O KPI na contabilidade pode ser usado em diferentes níveis e momentos do escritório contábil com o objetivo de facilitar a estudo das ações desenvolvidas. Os indicadores são separados em dois formatos – primários e secundários -, que serão abordados de forma mais detalhada aquém. 

Junto aos KPIS são trabalhadas também as métricas, que são diferentes, mas se complementam. As métricas são utilizadas para realizar a monitoração e a mensuração de resultados, utilizando relatórios. 

Enquanto isso, os indicadores mostram os resultados em forma das ações desenvolvidas de percentual ou número, porquê gráficos. Com isso, podemos compreender que as métricas ajudam a sustentar as informações que são apresentadas nos indicadores-chave de desempenho. 

Logo, os escritórios contábeis que usam o KPI na contabilidade porquê uma coligado estratégico conseguem estimar de forma mais efetiva quais ações são mais rentáveis para a gestão, muito porquê quais os colaboradores são mais produtivos, além de ter uma visão mais ampla dos resultados gerais. 

Em específico na contabilidade, os indicadores de desempenho tornam o planejamento e tomadas de decisões mais estratégicas e assertivas, tanto no médio quanto no longo prazo. Junto a isso, o uso de indicadores-chave de desempenho no escritório contábil também proporciona maior segurança e transparência a todos os envolvidos.

 

Porquê os KPIs são formados? 

Antes de saber os melhores KPI na contabilidade, é importante entender melhor sobre os conceitos dos indicadores de performance e suas diferenças em cada categoria. Porquê falamos anteriormente, eles podem ser divididos em primários e secundários. 

KPIs primários

Os KPIs primários são aqueles indicadores que o gestor terá o primeiro contato quando estiver realizando a mensuração de resultados. Eles apresentam, com base nos dados obtidos, se as estratégias utilizadas estão no caminho correto ou se será necessário realizar algumas alterações. 

Entre os exemplos de KPIs primários podemos referir taxas de conversão, volume de tráfico, ticket médio de vendas, dispêndio de obtenção por lead, entre outros. Eles são muito usados em planejamentos de campanhas de marketing do dedo, por exemplo, em que o objetivo é aumentar as vendas ou o conhecimento da marca. 

KPIs secundários

Em contrapartida, os KPIs secundários são aqueles indicadores usados para monitorar os resultados que foram apresentados na estudo de KPIs primários. Ou seja, eles mostram em detalhes as análises métricas que são importantes para um segundo momento.

Com a prática do estudo e da reparo desses indicadores, o gestor consegue escoltar quais ações do escritório trazem resultados positivos e quais não. 

 

Porquê escolher e implementar KPI na contabilidade?

Compreendidas as diferenças entre KPIs primários e secundários, ainda podem surgir muitas dúvidas na hora de escolher e implementar os KPIs no seu escritório contábil. É importante, portanto, ver porquê os indicadores-chave variam de congraçamento com os objetivos do negócio e escritórios de contabilidade. 

Junto a isso, entender as diferenças entre os KPIs e sua forma de implementação evita erros comuns. Seja em uma visão macro da empresa ou das áreas que a compõem, entender o contexto presente efetivamente permite que os indicadores ajudem a levar à lucratividade e rentabilidade das ações.

Logo, antes de implementar KPI na contabilidade, avalie os pontos a seguir:

  • KPIs devem ser mensuráveis: eles precisam, portanto, ser quantitativos. Ou seja, eles devem apresentar valores absolutos ou em percentual porquê resultado, sendo referentes às metas que estão ou irão ser desenvolvidas;
  • KPIs precisam ser importantes: eles devem casar de alguma forma valor ao seu negócio. Logo, eles precisam ser definidos a partir de metas e ações realistas para apresentar resultados que sejam importantes para que o gestor tome as decisões estratégicas;
  • KPIs precisam ser verificáveis: na hora de definir os indicadores, é importante prometer que eles possam ser verificados. Ou seja, que existam informações que sustentem os dados que são apresentados.

Com base nos pontos apresentados supra, fica mais fácil definir os melhores KPIs para as necessidades e metas do seu escritório contábil. Simples que é sempre importante lembrar que cada meta é dissemelhante e, por consequência, que os indicadores devem ser utilizados de forma personalizada.

 

KPI na contabilidade: quais usar?

Agora que estão mais claros os conceitos de KPI, muito porquê a sua prestígio e diferenciações, chegou o momento de falarmos sobre os KPIs que devem ser utilizados no escritório de contabilidade. Esses indicadores de desempenho devem ser usados para alavancar os resultados e tornar os processos mais assertivos. 

Taxa de queima de caixa

Esse indicador é mais sabido pelo seu nome em inglês – “burn rate”. Ele está relacionado à quantidade de recursos que o escritório contábil utiliza para manter as operações durante um tempo determinado. 

Ele não é um KPI que está relacionado com o propagação do negócio, mas com a otimização dos recursos para o funcionamento do escritório. Ou seja, esse indicador de desempenho está relacionado com a redução de custos e com o aumento da eficiência. 

Dispêndio de Obtenção de Cliente – CAC

O CAC é um KPI na contabilidade que está relacionado ao preço que é pago para trazer cada cliente do escritório de contabilidade. Neste momento, estamos falando além do valor gasto com ligações, por exemplo. 

O Dispêndio de Obtenção de Cliente está relacionado com todo investimento feito em marketing e publicidade, ampliação de networking (com esse objetivo), realização de eventos e tudo que está previsto na estratégia específica de obtenção de novos clientes.

Dentro do CAC, ainda devem ser considerados os salários dos vendedores, a obtenção de CRM, as comissões e os treinamentos de vendas, entre outros.

Retorno sobre Investimento – ROI

O indicador de desempenho ROI está diretamente relacionado aos planos de expansão do escritório contábil. Por meio dele, é provável entender se o investimento está sendo bem-sucedido e se está obtendo um retorno satisfatório. 

O Retorno sobre Investimento também possibilita estimar o desempenho de um planejamento de ação ou se a realização apresentou os resultados esperados. Logo, para estimar KPI, é preciso que o gestor faça a partilha do valor do faturamento pelo investimento realizado na ação, negócio, oportunidade ou qualquer decisão que queira estimar.

Payback

Diretamente relacionado com o ROI, o payback é um indicador chave de desempenho que se refere ao período de ROI de um projeto. Ou seja, ele demonstra quando que esse investimento feito resultará em faturamento para o escritório contábil.

Vale lembrar que o payback é tão importante quanto o ROI, pois imagine que as contas a remunerar do escritório não vão esperar pelo faturamento esperado com uma ação. Logo, não adianta gerar uma ação que irá faturar 100x mais se antes desse resultado, o negócio permanecer muito prejudicado pelo gasto relacionado ao investimento. 

Taxa de propagação de receita

A taxa de propagação de receita é um ótimo indicador para estimar porquê estão as áreas de venda, prospect e marketing do escritório contábil. A partir da estudo dos resultados desse KPI, o gestor consegue estimar se há um aumento ou uma subtracção nos faturamentos. 

Vale estimar se a situação, de maneira universal, está implicando em lucro ou prejuízo. Caso diminua a ingressão de moeda, mas diminua ainda mais os gastos, logo pode ser que a lucratividade tenha aumentado. Simples que é mais interessante a receita do escritório crescer, mas o indicador serve para estimar o cenário de forma mais minuciosa. 

Churn

Por termo, temos o Churn, KPI que todo e qualquer gestor quer ter zerado. Ele está relacionado ao número de clientes que cancelam a contratação de um serviço depois de um determinado tempo. 

Logo, os escritórios de contabilidade devem permanecer de olho no Churn, visto que os seus serviços quase sempre acontecem com cobrança recorrente. Junto a isso, é importante trabalhar com boas estratégias para cevar a fidelidade do público e prometer que confiem no trabalho do escritório. 

Os clientes dificilmente deixam de contratar um escritório contábil por falta de moeda, se seu escritório ajudá-los a lucrar mais. Ou por outra, é sempre válido lembrar que o dispêndio de comprar um cliente novo é 7x mais dispendioso que a manutenção de um atual. 

Porquê a tecnologia pode ajudar a obter esses indicadores?

Diante de tudo que falamos sobre KPI na contabilidade, vale mencionar que um bom software contábil contribui, e muito, na hora de obter os indicadores chave de desempenho mencionados. 

O software contábil possui recursos que contribuem para a estudo de dados financeiros por meio de relatórios sobre a performance, um pouco que ajuda na tomada de decisões dos gestores.

Para escolher a utensílio mais adequada, portanto, é fundamental levar em consideração as necessidades do escritório e a credibilidade do fornecedor do software. Ou por outra, é preciso estimar se os recursos oferecidos pelo sistema irão contribuir com os indicadores chave de desempenho na hora de mensurar todos os aspectos.

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Feito com ❤ por Marketing.

Por: Emili Nitske

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